- Samenwerking
Bij de gezamenlijke projecten van Stichting Suba Nederland en het Suba Children’s Home gaan wij als volgt te werk:
Voorbereidingen
Het Suba Children’s Home bepaalt wat er nodig is en wat prioriteit heeft. Dit wordt regelmatig bijgesteld aan de hand van de ontwikkelingen.
In overleg met onze stichting wordt een projectplan gemaakt. Daarin wordt beschreven wat er precies nodig is en waarom, wat het gaat kosten en op welke termijn het project klaar moet zijn. Zo nodig wordt het project in fasen verdeeld. Dit plan wordt door het bestuur van het tehuis formeel ingediend bij het stichtingsbestuur
Wij beoordelen het plan op effectiviteit en efficiëntie, op kosten en op haalbaarheid. Daarbij staat het belang van het tehuis voorop, maar uiteraard moet de financiering van het plan ook voor onze stichting haalbaar zijn. Ook het tijdspad wordt daarin meegenomen.
Na eventuele bijstelling van het plan nemen wij een besluit over de financiering ervan.
Uitvoering
Als wij akkoord gaan met de plannen worden afspraken gemaakt over de financiering. Als het om grote bedragen gaat wordt het project in fasen opgedeeld, die elk afzonderlijk gefinancierd worden. Op deze manier voorkomen wij dat er erg grote bedragen in één keer naar het tehuis gaan.
Controle en evaluatie
Elke fase apart en het totale project worden afgerond met een schriftelijke financiële verantwoording door het weeshuisbestuur over hoe de bijdrage van de stichting besteed is. Alleen als wij akkoord gaan met de verantwoording wordt het project voortgezet of kan er een nieuw project gestart worden.
Als een project is afgerond evalueren wij de gang van zaken en het resultaat. Daarbij houden we rekening met de belangen en verwachtingen van alle betrokkenen: het tehuis, de stichting, en uiteraard ook onze donateurs en medefinanciers.
Met enige regelmaat gaan vrijwilligers uit Nederland naar het tehuis om te helpen, maar ook om voor ons de projecten te controleren. Zij berichten ons over de voortgang en de noden ter plekken.
De bouwtekening van het hoofdgebouw was onderdeel van de projectaanvraag en vrijwilligers helpen bij het aanleggen van dossiers.
